Capitolul vi - DOCUMENTAŢIE - Regulamentul 2154/17-oct-2025 de stabilire a bunelor practici de fabricaţie pentru substanţele active utilizate ca materiale de start în produsele medicinale veterinare în conformitate cu Regulamentul (UE) 2019/6 al Parlamentului European şi al Consiliului
Acte UE
Jurnalul Oficial seria L
Neintrat în vigoare Versiune de la: 27 Octombrie 2025
CAPITOLUL VI:DOCUMENTAŢIE
Art. 21: Sistem de documentare
(1)Se instituie şi se menţine un sistem de documentare adecvat pentru atingerea obiectivelor sistemului de management al calităţii.
(2)Sistemul de documentare trebuie să vizeze în mod cuprinzător instrucţiunile şi specificaţiile referitoare la fabricarea substanţelor active şi a produselor intermediare ale acestora, precum şi alte documente relevante pentru sistemul de management al calităţii şi să asigure înregistrarea activităţilor care pot afecta direct sau indirect calitatea substanţelor active sau a produselor intermediare ale acestora. Sistemul de documentare trebuie să specifice perioada de păstrare a fiecărui document sau a fiecărei evidenţe.
(3)Toate evidenţele privind producţia, controlul şi distribuţia unui lot se păstrează timp de cel puţin 1 an după data de expirare a lotului.
(4)Prin derogare de la alineatul (3), evidenţele referitoare la substanţele active cu date de retestare se păstrează timp de cel puţin 3 ani după distribuirea completă a lotului.
(5)Conţinutul documentelor trebuie să fie lipsit de ambiguitate şi menţinut actual.
(6)Documentaţia poate fi păstrată sub diverse forme, iar cerinţele prevăzute în prezentul capitol sunt aplicabile indiferent de formă. În cazul în care se utilizează suporturi electronice, fotografice, video sau alte sisteme de prelucrare a datelor, sistemele relevante se validează mai întâi pentru a asigura faptul că aceste sisteme sunt adecvate pentru a stoca datele în mod corespunzător în perioada necesară de stocare.
(7)În cazul în care pentru a păstra specificaţiile, instrucţiunile, procedurile sau evidenţele se utilizează tehnici de reducere cum ar fi microfilmarea sau evidenţele electronice, trebuie să existe acces facil la echipamente de recuperare adecvate şi la un mijloc de a realiza copii pe hârtie.
(8)Pe parcursul perioadei de păstrare, documentele şi evidenţele trebuie să fie uşor accesibile în unitatea în care au avut loc activităţile descrise în documentele şi evidenţele respective.
(9)Semnăturile electronice de pe documente şi evidenţe trebuie să fie autentificate şi securizate.
Art. 22: Specificaţii
(1)Se instituie şi se prevăd specificaţii pentru:
a)materii prime,
b)produse intermediare,
c)substanţe active,
d)materiale de etichetare şi de ambalare.
(2)Se stabilesc specificaţii pentru orice alt material utilizat în procesul de producţie a substanţelor active şi a produselor intermediare ale acestora care ar putea avea un impact esenţial asupra calităţii substanţelor active şi a produselor intermediare ale acestora.
(3)Criteriile de acceptare se stabilesc şi se documentează pentru controalele proceselor de fabricaţie.
Art. 23: Evidenţe privind curăţarea, întreţinerea şi utilizarea echipamentelor
(1)Se păstrează evidenţe privind utilizarea, curăţarea, igienizarea, sterilizarea şi întreţinerea echipamentelor majore. Respectivele evidenţe trebuie să includă:
a)data şi, dacă este cazul, ora exactă,
b)produsul şi numărul lotului prelucrat cu echipamentele respective,
c)persoana care a efectuat curăţarea şi întreţinerea.
(2)Evidenţele privind echipamentele individuale nu sunt necesare pentru echipamentele destinate fabricării unei singure substanţe active sau unui singur produs intermediar al acesteia, cu condiţia ca loturile să urmeze o secvenţă trasabilă.
(3)Evidenţele privind utilizarea, curăţarea, igienizarea, sterilizarea şi întreţinerea echipamentelor majore pot face parte din evidenţele loturilor sau pot fi păstrate separat.
Art. 24: Evidenţe privind materialele de etichetare şi de ambalare a materiilor prime, a produselor intermediare şi a substanţelor active
(1)Se păstrează evidenţe adecvate pentru a permite trasarea întregului istoric al unui lot.
(2)Pentru fiecare livrare a materialelor utilizate în procesul de fabricaţie, inclusiv a materiilor prime, a produselor intermediare, precum şi a materialelor de etichetare şi de ambalare, se păstrează evidenţe privind recepţia şi prelucrarea loturilor. Respectivele evidenţe trebuie să includă:
a)denumirea producătorului materialului livrat,
b)identitatea şi cantitatea fiecărei livrări a fiecărui lot de materii prime, de produse intermediare sau de materiale de etichetare şi de ambalare pentru substanţele active,
c)denumirea furnizorului,
d)numărul de identificare al furnizorului,
e)numărul de identificare alocat la recepţie şi data recepţiei,
f)rezultatele oricăror teste sau examinări efectuate şi concluziile acestora,
g)evidenţele prin care se trasează istoricul utilizării materialelor,
h)documentaţia privind examinarea şi revizuirea materialelor de etichetare şi de ambalare a substanţelor active în vederea asigurării conformităţii cu specificaţiile stabilite,
i)decizia finală privind materialele de etichetare şi de ambalare a materiilor prime, a produselor intermediare sau a substanţelor active respinse.
(3)Etichetele standard se păstrează în vederea comparării cu etichetele emise.
Art. 25: Instrucţiuni de producţie standard
(1)Instrucţiunile de producţie standard pentru fiecare substanţă activă şi pentru fiecare produs intermediar al acesteia se întocmesc, se datează şi se semnează de către o persoană şi se verifică în mod independent, se datează şi se semnează de către o persoană din unitatea responsabilă de calitate.
(2)Instrucţiunile de producţie standard menţionate la alineatul (1) trebuie să includă:
a)denumirea substanţei active sau a produselor intermediare ale acesteia care este/sunt fabricat/e şi un cod de referinţă al documentului de identificare, dacă este cazul;
b)o listă completă a materiilor prime şi a produselor intermediare desemnate prin denumiri sau coduri suficient de specifice pentru a identifica orice caracteristici speciale în materie de calitate;
c)o menţiune exactă privind cantitatea sau proporţia fiecărui produs intermediar sau fiecărei materii prime care urmează să fie utilizat(ă), inclusiv unitatea de măsură. În cazul în care cantitatea nu este fixă, calculul se include pentru fiecare dimensiune a lotului sau pentru fiecare rată de producţie. Variaţiile cantităţilor de materii prime sau de produse intermediare utilizate se includ în cazul în care există justificare;
d)locul de producţie şi echipamentele de producţie majore care urmează să fie utilizate;
e)instrucţiuni de producţie detaliate, inclusiv:
- secvenţele de urmat,
- intervalele parametrilor procesului care trebuie utilizate,
- instrucţiuni de prelevare de probe şi controale ale proceselor de fabricaţie, împreună cu criteriile lor de acceptare, după caz,
- termenele pentru finalizarea etapelor individuale de prelucrare şi a întregului proces, după caz,
- intervalele de randament preconizate în etapele corespunzătoare de prelucrare sau de timp,
- după caz, menţiuni speciale şi măsuri de precauţie care trebuie respectate sau trimiterile la ele,
- instrucţiunile de stocare a substanţei active sau a unui produs intermediar al acesteia pentru a asigura adecvarea sa pentru utilizare, inclusiv materialele de etichetare şi de ambalare şi condiţiile speciale de stocare cu termenele aferente, după caz.
Art. 26: Evidenţele privind producţia şi controlul loturilor
(1)Pentru fiecare substanţă activă şi pentru fiecare produs intermediar se întocmesc evidenţe privind producţia loturilor. Aceste evidenţe privind producţia loturilor:
a)pentru fiecare lot, trebuie să includă informaţiile complete menţionate la alineatul (2);
b)trebuie să fie verificat înainte de emiterea evidenţei pentru a se asigura că este versiunea corectă şi o reproducere lizibilă şi exactă a instrucţiunii de producţie standard adecvată;
c)trebuie să includă o trimitere la instrucţiunile de producţie standard utilizate, în cazul în care respectiva evidenţă privind producţia lotului este obţinută dintr-o parte separată a instrucţiunii de producţie standard;
d)trebuie să fie numerotate cu un număr unic de lot sau de identificare şi să fie datate şi semnate atunci când sunt emise. În producţia continuă, codul produsului, împreună cu data şi ora, pot servi drept identificator unic până la alocarea numărului final.
(2)Evidenţele privind producţia şi controalele loturilor trebuie să includă:
a)datele şi, după caz, orele producţiei şi controalelor;
b)identificarea echipamentelor majore (de exemplu, reactoare, uscătoare, mori etc.) utilizate;
c)identificarea specifică a fiecărui lot, inclusiv greutăţile, dimensiunile şi numerele loturilor de materii prime, produse intermediare sau orice materiale reprocesate utilizate în timpul fabricării;
d)rezultatele înregistrate pentru parametrii esenţiali ai procesului;
e)prelevările de probe efectuate;
f)semnăturile persoanelor care efectuează şi supraveghează sau verifică direct fiecare etapă esenţială a operaţiunii;
g)rezultatele testelor din cursul proceselor de fabricaţie şi ale testelor de laborator;
h)randamentul în etapele sau momentele adecvate;
i)descrierea ambalajului şi a etichetării substanţei active sau a produselor intermediar ale acesteia;
j)eticheta reprezentativă a substanţei active sau a produselor intermediare ale acesteia, în caz de comercializare;
k)orice abatere de la proceduri şi instrucţiuni sau orice eveniment neobişnuit care ar putea afecta fabricarea sau testarea substanţei active, evaluarea acesteia, investigaţia efectuată (dacă este cazul) sau trimiterea la investigaţia respectivă, dacă este stocată separat;
l)rezultatele testării în scop de eliberare.
(3)Se stabilesc şi se respectă proceduri scrise pentru investigarea abaterilor importante de la proceduri şi instrucţiuni sau a oricărui eveniment neobişnuit care ar putea afecta fabricarea sau testarea substanţei active sau nerespectarea specificaţiilor de către un lot de substanţă activă sau de produse intermediare ale acesteia. Investigarea trebuie să fie extinsă la alte loturi care ar fi putut fi asociate cu respective abatere sau nerespectare a specificaţiilor.
Art. 27: Evidenţe privind controalele de laborator
(1)Se întocmesc evidenţe ale controalelor de laborator pentru fiecare substanţă activă. Respectivele evidenţe ale controalelor de laborator trebuie să includă date complete provenite din toate testele efectuate pentru a asigura conformitatea cu specificaţiile şi cu standardele stabilite, inclusiv examinări şi teste şi, în special, următoarele aspecte:
a)o descriere a probelor primite pentru testare, inclusiv denumirea sau sursa materialului, numărul lotului sau alt cod distinctiv, data prelevării probelor şi, după caz, cantitatea şi data la care proba a fost primită pentru testare;
b)o descriere a fiecărei metode de testare utilizate sau o trimitere la aceasta;
c)o menţiunea privind greutatea sau dimensiunile probei utilizate pentru fiecare test, astfel cum se descrie în metodă; date privind elaborarea şi testarea standardelor de referinţă, a reactivilor şi a soluţiilor standard sau trimiteri la acestea;
d)o evidenţă completă a tuturor datelor brute generate în timpul fiecărui test, în plus faţă de graficele, diagramele şi spectrele provenite de la instrumentele de laborator, identificate în mod corespunzător pentru a indica materialul specific şi lotul testat;
e)o evidenţă a tuturor calculelor efectuate în legătură cu testul, inclusiv, de exemplu, unităţile de măsură, factorii de conversie şi factorii de echivalare;
f)o descriere a rezultatelor testelor şi a modului în care ele se raportează la criteriile de acceptare stabilite;
g)semnătura persoanei care a efectuat fiecare test şi datele la care au fost efectuate testele;
h)data şi semnătura unei a doua persoane, care să ateste că evidenţele iniţiale au fost verificate din punctul de vedere al exactităţii, al exhaustivităţii şi al conformităţii cu standardele stabilite.
(2)Evidenţele controalelor de laborator trebuie să includă, în plus, evidenţe complete privind:
a)toate modificările aduse unei metode analitice consacrate;
b)calibrarea periodică a instrumentelor, aparaturii şi instrumentelor de măsurare de laborator, precum şi a dispozitivelor de înregistrare;
c)toate testele de stabilitate efectuate asupra substanţelor active;
d)investigaţiile care vizează nerespectarea specificaţiilor.
Art. 28: Examinarea evidenţelor privind producţia şi controalele de laborator ale loturilor
(1)Se stabilesc şi se respectă proceduri scrise pentru examinarea şi aprobarea evidenţelor de producţie ale loturilor menţionate la articolul 26 şi a evidenţelor controalelor de laborator menţionate la articolul 27, pentru a se asigura conformitatea substanţei active sau a produselor intermediare ale acesteia cu specificaţiile stabilite înainte de eliberarea unui lot.
(2)Evidenţele privind controalele producţiei şi de laborator ale etapelor neesenţiale ale proceselor pot fi revizuite de personal de producţie calificat sau de alte unităţi în conformitate cu procedurile aprobate de unitatea responsabilă de calitate.
(3)Toate rapoartele privind abaterile, investigaţiile şi nerespectarea specificaţiilor se examinează, ca parte a examinării evidenţelor privind un lot, înainte de eliberarea lotului.
(4)Unitatea responsabilă de calitate poate delega unităţii de producţie responsabilitatea şi autoritatea pentru eliberarea produselor intermediare, cu excepţia produselor intermediare expediate în afara controlului producătorului.