Secţiunea 1 - Funcţionarea sistemelor de certificare - Regulamentul 2358/20-nov-2025 de stabilire a normelor privind sistemele de certificare, organismele de certificare şi auditurile în temeiul Regulamentului (UE) 2024/3012 al Parlamentului European şi al Consiliului
Acte UE
Jurnalul Oficial seria L
În vigoare Versiune de la: 21 Noiembrie 2025
SECŢIUNEA 1:Funcţionarea sistemelor de certificare
Art. 4: Structura de guvernanţă
(1)Sistemele de certificare trebuie să instituie o structură de guvernanţă solidă pentru a se asigura că sistemul dispune de capacitatea juridică şi tehnică, de imparţialitatea şi independenţa necesare pentru a-şi îndeplini sarcinile. O astfel de structură de guvernanţă trebuie să includă un comitet format din membri independenţi care îşi asumă responsabilitatea fiduciară pentru organizaţie şi funcţionează în conformitate cu proceduri transparente. În funcţie de sfera lor de aplicare a certificării, sistemele de certificare trebuie să instituie un comitet tehnic sau un sistem echivalent de asistenţă tehnică specializată, care trebuie să includă toate părţile interesate relevante, în măsura posibilului, pentru a oferi consiliere conducerii sistemului cu privire la aspectele tehnice. Sistemele de certificare trebuie să întreprindă consultări transparente cu părţile interesate pentru orice nouă versiune sau actualizare majoră a cerinţelor generale, proceselor şi orientărilor sistemului.
(2)Sistemele de certificare trebuie să stabilească norme şi proceduri pentru a evita conflictele de interese în cadrul procesului decizional. Ca standard minim, acestea trebuie să asigure aplicarea unui sistem de control şi echilibru pentru a se asigura că nicio parte interesată, care are un interes legitim în rezultatul unei decizii, nu poate avea o influenţă decisivă asupra respectivei decizii. Persoanele aflate într-o potenţială situaţie de conflict de interese trebuie să fie excluse de la luarea deciziilor în cadrul sistemelor de certificare. Sistemele de certificare trebuie să instituie proceduri adecvate şi o pistă de audit pentru identificarea şi documentarea acestor cazuri, pe care trebuie să le revizuiască periodic în cadrul propriilor sisteme interne de control.
Art. 5: Monitorizarea internă, procedura de depunere a reclamaţiilor şi sistemul de gestionare a documentelor
(1)Sistemele de certificare trebuie să instituie un sistem de monitorizare internă pentru a verifica conformarea operatorilor cu normele şi procedurile aplicate de sistemele respective şi pentru a asigura calitatea activităţilor desfăşurate de auditorii organismelor de certificare. Monitorizarea internă se efectuează cel puţin o dată pe an sau cel puţin cu o frecvenţă egală cu cea a auditurilor, pentru a reflecta sfera de aplicare a sistemului în materie de certificare, precum şi nivelul de risc al activităţilor desfăşurate de operatori. În cadrul monitorizării interne, sistemele de certificare trebuie să impună organismelor de certificare să le furnizeze toate rapoartele auditurilor de certificare, auditurilor de recertificare sau auditurilor de monitorizare ("audituri"). Monitorizarea internă trebuie să acopere un eşantion aleatoriu şi bazat pe riscuri al rapoartelor de audit corespunzătoare întocmite de fiecare organism de certificare.
(2)Sistemele de certificare trebuie să stabilească proceduri pentru depunerea şi tratarea reclamaţiilor depuse împotriva operatorilor sau a organismelor de certificare. Aceste proceduri trebuie să permită transmiterea reclamaţiilor pe cale electronică şi trebuie să asigure protecţia persoanelor fizice sau juridice care raportează încălcări sau depun reclamaţii cu bună-credinţă, în conformitate cu Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European şi a Consiliului (2).
(2)Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecţia persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii (JO L 305, 26.11.2019, p. 17, ELI: http://data.europa.eu/eli/dir/2019/1937/oj).
(3)Sistemele de certificare trebuie să ţin un registru al tuturor reclamaţiilor. La cererea Comisiei sau a statului membru în care a fost depusă reclamaţia, sistemele de certificare au obligaţia de a furniza solicitantului toate documentele referitoare la o reclamaţie şi la tratarea acesteia.
(4)Sistemele de certificare trebuie să asigure urmărirea efectivă a rezultatelor monitorizării interne şi ale tratării reclamaţiilor şi, dacă este necesar, să aplice măsurile de remediere şi sancţiunile relevante pentru neconformităţile operatorilor în temeiul normelor şi procedurilor stabilite conform articolului 6 alineatul (1). Atunci când este necesar, sistemele de certificare trebuie să ia măsuri corective cu privire la structura lor de guvernanţă sau la procesul lor de monitorizare internă.
(5)Sistemele de certificare trebuie să instituie un sistem de gestionare a documentelor care să abordeze fiecare dintre următoarele elemente:
a)documentaţia generală a sistemului, de exemplu, manuale, politici, definirea responsabilităţilor;
b)sistemul de control intern al documentelor şi evidenţelor de certificare;
c)reexaminarea sistemului de gestionare a documentaţiei;
d)auditarea şi monitorizarea internă;
e)procedurile de prevenire, identificare şi gestionare a neconformităţilor.
(6)Documentaţia menţionată la alineatul (5) se păstrează timp de cel puţin 5 ani de la încheierea perioadei de monitorizare.
Art. 6: Neconformităţi ale operatorilor
(1)Sistemele de certificare trebuie să instituie un sistem cuprinzător pentru a aborda neconformităţile operatorilor care participă la sistemele de certificare. Ca standard minim, sistemul respectiv trebuie să includă o clasificare clară a neconformităţilor, în funcţie de gradul lor de gravitate, în conformitate cu cerinţele prevăzute la alineatele (2)-(5). Pentru fiecare tip de neconformitate, sistemele de certificare au obligaţia să stabilească un set de norme şi de proceduri transparente pentru a asigura aplicarea în timp util a măsurilor de remediere şi a sancţiunilor enumerate la articolul 7.
(2)Sistemele de certificare trebuie să clasifice neconformităţile identificate în cursul unui audit ca fiind critice, majore sau minore.
(3)O neconformitate critică constă într-o încălcare a normelor sau a procedurilor sistemului de certificare, de exemplu o fraudă, o neconformitate ireversibilă sau o încălcarea care compromite integritatea sistemului de certificare.
Neconformităţile critice includ cel puţin următoarele:
a)neconformarea cu criteriile de calitate prevăzute la articolele 4-7 din Regulamentul (UE) 2024/3012 şi cu metodologiile de certificare menţionate la articolul 8 din regulamentul respectiv;
b)declaraţii deliberat eronate în descrierii activităţii;
c)falsificarea datelor privind gazele cu efect de seră (GES).
(4)O neconformitate majoră constă într-o încălcare a normelor sau a procedurilor sistemului de certificare care este potenţial reversibilă şi repetată şi care evidenţiază probleme sistematice sau aspecte care, considerate individual sau în combinaţie cu alte neconformităţi, pot conduce la un eşec sistemic fundamental.
Neconformităţile majore includ cel puţin următoarele:
a)probleme sistematice legate de datele privind GES raportate, cum ar fi identificarea unei documentaţii incorecte în peste 10 % dintre alegaţiile incluse în eşantionul reprezentativ;
b)omiterea declarării de către un operator sau grup de operatori a participării la alte sisteme de certificare a eliminării dioxidului de carbon în cursul procesului de certificare;
c)nefurnizarea de informaţii relevante organismului de certificare, cum ar fi informaţiile necesare în scopul unui audit.
(5)O neconformitate minoră constă într-o încălcare a normelor sau a procedurilor sistemului de certificare care are un impact limitat, constituie un caz izolat sau temporar şi nu conduce la un eşec sistemic fundamental dacă nu este corectată.
Art. 7: Măsuri de remediere şi sancţiuni pentru neconformităţi
(1)În cazul unor neconformităţi, operatorilor sau grupurilor de operatori li se aplică măsurile de remediere şi sancţiunile prevăzute la alineatele (2), (3) şi (7).
(2)În cazul neconformităţilor critice, operatorilor care solicită certificarea nu li se eliberează certificatul.
(3)Operatorii cărora nu li s-a eliberat un certificat în conformitate cu alineatul (2) pot solicita din nou certificarea după o perioadă determinată, stabilită de sistemul de certificare în funcţie de caracteristicile activităţii.
(4)Neconformităţile critice identificate în cursul auditurilor de recertificare sau al auditurilor de monitorizare sau prin intermediul procesului intern de monitorizare sau de depunere a reclamaţiilor al unui sistem de certificare conduc la retragerea imediată a certificatului şi la neeliberarea ulterioară a unităţilor certificate.
(5)În cazul neconformităţilor majore, operatorilor care solicită certificarea nu li se eliberează certificatul.
(6)Neconformităţile majore identificate în cursul auditurilor de recertificare sau al auditurilor de monitorizare sau prin intermediul procesului intern de monitorizare sau de depunere a reclamaţiilor al unui sistem de certificare conduc la suspendarea imediată a certificatului. Dacă operatorii nu pun în aplicare acţiunea de remediere în termen de 90 de zile de la notificarea suspendării, certificatul este retras.
(7)În cazul unor neconformităţi minore, sistemele de certificare trebuie să definească perioada de punere în aplicare a măsurilor de remediere, care nu poate depăşi 12 luni de la notificarea acestora.
Art. 8: Schimbarea sistemului de certificare de către operatori sau grupuri de operatori
(1)Sistemele de certificare trebuie să impună unui operator sau grup de operatori să divulge următoarele informaţii în cererea lor de certificare:
a)dacă aceştia sau predecesorii lor legali participă în momentul respectiv la un alt sistem de certificare sau dacă au participat la un alt sistem de certificare în ultimii cinci ani;
b)rapoartele de audit ale ultimelor două audituri de recertificare în cadrul unui alt sistem de certificare, inclusiv, după caz, lista detaliată a constatărilor organismelor de certificare, precum şi orice decizie de suspendare sau retragere a certificatelor acestora în ultimii cinci ani;
c)dacă s-au retras dintr-un sistem anterior de certificare înaintea primului audit de recertificare.
(2)Sistemele de certificare trebuie să excludă din sistem operatorii sau grupurile de operatori în următoarele cazuri:
a)atunci când informaţiile enumerate la alineatul (1) nu au fost comunicate;
b)atunci când operatorii sau grupul de operatori sau predecesorii lor legali nu au trecut cu succes auditul de certificare în cadrul unui alt sistem;
c)atunci când operatorii sau grupul de operatori sau predecesorii lor legali s-au retras dintr-un alt sistem înainte de primul audit de recertificare.
(3)Alineatul (2) litera (b) nu se aplică atunci când auditul de certificare din cadrul unui alt sistem a avut loc cu mai mult de trei ani înainte de cererea de certificare sau dacă, între timp, celălalt sistem şi-a încetat activităţile de certificare, fapt care a împiedicat operatorul sau grupul de operatori să prezinte din nou sistemului cererea lor. În acest caz, sfera de aplicare a auditului de certificare se ajustează pentru a acoperi toate aspectele relevante şi se axează pe deficienţele identificate în auditul de certificare pe care operatorii sau grupul de operatori sau predecesorii lor legali nu l-au trecut cu succes în celălalt sistem.
(4)Alineatul (2) litera (c) nu se aplică atunci când operatorul sau grupul de operatori demonstrează că a avut un motiv valabil care a făcut ca retragerea dintr-un alt sistem să fie inevitabilă sau necesară. Retragerea respectivă nu poate fi cauzată de nicio neconformitate critică sau majoră sau de neglijarea de către operator a punerii în aplicare a cerinţelor sistemului de certificare.
(5)Sistemele de certificare trebuie să se asigure că între ele are loc un schimb eficient şi în timp util în ceea ce priveşte informaţiile menţionate la alineatul (1).
Art. 9: Publicarea informaţiilor de către sistemele de certificare şi conţinutul minim al raportului lor anual privind operaţiunile
(1)Sistemele de certificare trebuie să pună în mod gratuit la dispoziţia publicului pe site-ul lor web cel puţin informaţiile enumerate în anexa IV. Comisia pune aceste informaţii la dispoziţia publicului în registrul Uniunii.
(2)Sistemele de certificare trebuie să listeze în registrele lor operatorii cu un certificat retras, un certificat reziliat sau un certificat expirat, timp de cel puţin 36 luni de la data retragerii, rezilierii sau expirării certificatului. Sistemele de certificare trebuie să facă publică fără întârziere orice modificare a statutului de certificare al operatorilor.
(3)Raportul anual privind operaţiunile menţionat la articolul 14 alineatul (1) primul paragraf din Regulamentul (UE) 2024/3012 trebuie să acopere anul calendaristic precedent şi trebuie să respecte structura şi să aibă conţinutul stabilit în anexa V la prezentul regulament.