Art. 5. - Art. 5: Monitorizarea internă, procedura de depunere a reclamaţiilor şi sistemul de gestionare a documentelor - Regulamentul 2358/20-nov-2025 de stabilire a normelor privind sistemele de certificare, organismele de certificare şi auditurile în temeiul Regulamentului (UE) 2024/3012 al Parlamentului European şi al Consiliului
Acte UE
Jurnalul Oficial seria L
În vigoare Versiune de la: 21 Noiembrie 2025
Art. 5: Monitorizarea internă, procedura de depunere a reclamaţiilor şi sistemul de gestionare a documentelor
(1)Sistemele de certificare trebuie să instituie un sistem de monitorizare internă pentru a verifica conformarea operatorilor cu normele şi procedurile aplicate de sistemele respective şi pentru a asigura calitatea activităţilor desfăşurate de auditorii organismelor de certificare. Monitorizarea internă se efectuează cel puţin o dată pe an sau cel puţin cu o frecvenţă egală cu cea a auditurilor, pentru a reflecta sfera de aplicare a sistemului în materie de certificare, precum şi nivelul de risc al activităţilor desfăşurate de operatori. În cadrul monitorizării interne, sistemele de certificare trebuie să impună organismelor de certificare să le furnizeze toate rapoartele auditurilor de certificare, auditurilor de recertificare sau auditurilor de monitorizare ("audituri"). Monitorizarea internă trebuie să acopere un eşantion aleatoriu şi bazat pe riscuri al rapoartelor de audit corespunzătoare întocmite de fiecare organism de certificare.
(2)Sistemele de certificare trebuie să stabilească proceduri pentru depunerea şi tratarea reclamaţiilor depuse împotriva operatorilor sau a organismelor de certificare. Aceste proceduri trebuie să permită transmiterea reclamaţiilor pe cale electronică şi trebuie să asigure protecţia persoanelor fizice sau juridice care raportează încălcări sau depun reclamaţii cu bună-credinţă, în conformitate cu Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European şi a Consiliului (2).
(2)Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecţia persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii (JO L 305, 26.11.2019, p. 17, ELI: http://data.europa.eu/eli/dir/2019/1937/oj).
(3)Sistemele de certificare trebuie să ţin un registru al tuturor reclamaţiilor. La cererea Comisiei sau a statului membru în care a fost depusă reclamaţia, sistemele de certificare au obligaţia de a furniza solicitantului toate documentele referitoare la o reclamaţie şi la tratarea acesteia.
(4)Sistemele de certificare trebuie să asigure urmărirea efectivă a rezultatelor monitorizării interne şi ale tratării reclamaţiilor şi, dacă este necesar, să aplice măsurile de remediere şi sancţiunile relevante pentru neconformităţile operatorilor în temeiul normelor şi procedurilor stabilite conform articolului 6 alineatul (1). Atunci când este necesar, sistemele de certificare trebuie să ia măsuri corective cu privire la structura lor de guvernanţă sau la procesul lor de monitorizare internă.
(5)Sistemele de certificare trebuie să instituie un sistem de gestionare a documentelor care să abordeze fiecare dintre următoarele elemente:
a)documentaţia generală a sistemului, de exemplu, manuale, politici, definirea responsabilităţilor;
b)sistemul de control intern al documentelor şi evidenţelor de certificare;
c)reexaminarea sistemului de gestionare a documentaţiei;
d)auditarea şi monitorizarea internă;
e)procedurile de prevenire, identificare şi gestionare a neconformităţilor.
(6)Documentaţia menţionată la alineatul (5) se păstrează timp de cel puţin 5 ani de la încheierea perioadei de monitorizare.